Criação de Políticas, Manuais, Inventários arquivísticos e outros

A criação de políticas, manuais e relatórios é o alicerce da governança corporativa. Esses três elementos funcionam como o sistema nervoso de uma organização, garantindo que ela opere de forma eficiente, consistente e transparente.

Esses serviços demonstram Alinhamento Cultural, em que todos os colaboradores entendam a cultura da empresa, o código de ética e o que é esperado deles comportamentalmente; Segurança Jurídica e Compliance, pois protegem a instituição contra riscos legais ao definir regras claras sobre conformidade (leis trabalhistas, proteção de dados, normas ambientais); Eficiência operacional, ou seja, uma agilidade na tomada de decisão, onde possuem regras claras e os gestores não precisam discutir cada caso individualmente; eles apenas aplicam as regras.

Esses documentos não são apenas “papelada”, mas são a Estrutura de Gestão da Informação de uma organização.

A seguir, apresentamos a relação de documentos que compõem as entregas:

1. Política de Gestão Arquivística

É o conjunto de diretrizes estratégicas que regulamenta a produção, fluxo, preservação e acesso aos documentos de uma instituição, garantindo sua autenticidade e integridade.

Ela define critérios claros para o ciclo de vida da informação — desde a criação até a eliminação segura ou guarda permanente —, assegurando conformidade legal e eficiência operacional.

1. Política de Gestão Arquivística

2. Diagnóstico Arquivístico

É a análise detalhada do estado atual dos documentos e processos de uma instituição, servindo como “raio-X” para identificar falhas, volumes e fluxos de informação. Ele mapeia como os documentos são produzidos, tramitados e armazenados, revelando gargalos, riscos de perda e ineficiências operacionais e indica as recomendações necessárias para melhorar o funcionamento da gestão documental.

Essa etapa é o pré-requisito fundamental para qualquer projeto de gestão documental, pois fornece os dados reais (métricas e qualitativos) necessários para planejar soluções personalizadas.

1. Diagnóstico situacional arquivística

3. Manual de Gestão de Documentos

É o instrumento operacional que traduz as políticas arquivísticas em rotinas práticas, padronizando rigorosamente como a informação deve ser classificada, ordenada e preservada. Ele atua como um guia técnico de consulta permanente (“o como fazer”), detalhando procedimentos para que qualquer colaborador possa produzir, arquivar ou descartar documentos corretamente, sem depender de improvisos.

1. Manual de Gestão de Documentos

4. Manual de Uso e Acesso ao acervo

É o guia normativo que regula a interação entre os usuários e os documentos, equilibrando a democratização da informação com a segurança patrimonial. Ele estabelece regras claras para a consulta (presencial ou digital), define níveis de restrição (sigilo) e estipula procedimentos rigorosos de manuseio para evitar danos físicos aos materiais.

Este manual agiliza o atendimento e garante que a disseminação do conhecimento não comprometa a integridade e a preservação da memória institucional a longo prazo.

1. Manual de Uso e Acesso ao acervo

5. Instrumentos de pesquisa (Guia e Catálogo)

São ferramentas descritivas essenciais que funcionam como “bússolas” do arquivo, permitindo que usuários localizem informações sem precisar folhear caixa por caixa.

O Guia oferece a visão panorâmica, apresentando um resumo geral dos fundos e coleções da instituição (o que existe no arquivo), enquanto o Catálogo detalha documentos específicos ou agrupados por temas, datas ou nomes (onde está exatamente o item).

Esses dois instrumentos de pesquisa, conferem agilidade ao atendimento e autonomia ao pesquisador, além de preservar os originais ao reduzir o manuseio desnecessário.

1. Guia de acervos arquivisticos

2. Catálogo de arquivo

Em suma, documentar o acervo é o que garante que a informação certa estará disponível quando a instituição precisar tomar uma decisão.