Gestão Documental e Informacional

Os serviços de gestão documental e informacional consistem no tratamento técnico de acervos físicos e digitais, abrangendo desde a organização, classificação, controle de fluxos até a destinação final.

Utilizando metodologias arquivísticas, esses serviços estruturam o ciclo de vida da informação, garantindo conformidade legal (tabelas de temporalidade), rastreabilidade e segurança de dados sensíveis.

O foco é transformar dados desestruturados em ativos de conhecimento organizados, permitindo a recuperação instantânea da informação para suporte à decisão. Além de otimizar o espaço físico e reduzir custos operacionais, essa gestão blinda a instituição contra riscos jurídicos e perda de memória corporativa.

A relação abaixo detalha os serviços a serem executados no âmbito deste escopo:

1- Plano estratégico para arquivos (Gestão de Projetos)

Um Plano Estratégico para arquivos é um roteiro estruturado que define como uma instituição irá gerir, atuar, preservar e acessar seu legado a curto, médio e longo prazo. Ele alinha a gestão documental com os objetivos maiores da organização, que se configura no acesso à informação. Para isso, pode-se dizer que o plano estratégico é a compreensão do presente para atuar melhor no futuro. Logo, os documentos que competem este serviço são entregues de acordo com a necessidade da sua empresa.

1. Diagnóstico institucional a partir da Análise SWOT (FOFA);
2. Análise de Cadência (produção diária) e Projeção (objetivo final);
3. Dimensionamento de Equipe;
4. Plano de Gestão de Riscos;
5. Plano de Acesso e Difusão;
6. Monitoramento e Avaliação das métricas por meio de BI.

2- Medição de Arquivos (analógicos e digitais)

A Medição de arquivos é o processo quantitativo fundamental para definir o volume do acervo, criar orçamentos, estabelecer prazos e comprar materiais. Na arquivologia, não contamos “folha por folha” (o que seria inviável em grandes volumes de documentos e/ou massa documental acumulada), assim, utilizamos uma unidade de medida padrão internacional: o Metro Linear (ml).

O serviço envolve medir diferentes formatos (papel, .doc, .pdf, .jpg, .tiff e entre outros) e convertê-los para uma base única. A variação do volume depende da gramatura do papel, da presença de grampos, dos Bytes e das quantidade de itens existentes.

A medição também envolve mapear os formatos especiais, calcular o espaço de crescimento no acervo ou nuvem, a reserva técnica (é o espaço livre para a inserção de documentos futuros) trazendo a tona o total em metros lineares, estimativa de total de documentos e/ou quantidade de itens na nuvem, estimativa de materiais para armazenamento e possíveis riscos.

1. Relatório de Medição do acervo (volumetria)

3- Organização e Tratamento técnico (físico)

O serviço de organização e tratamento técnico de acervo físico é um processo especializado que vai muito além de apenas “arrumar papéis”.

Envolve a aplicação dos princípios da Arquivologia para transformar uma “massa documental acumulada” (papéis desorganizados) em um acervo estruturado, acessível e preservado.

Segue o detalhamento técnico do que compõe esse serviço:

1. Planejamento:
   • Levantamento Preliminar: Medição do acervo (em metros lineares ou quantidade de caixas), avaliação do estado de conservação (presença de pragas, fungos, umidade) e avaliação das necessidades da instituição frente a gestão documental e informacional.
2. Triagem do acervo:
   • Separação e/ou Agrupamento: Sendo uma massa documental acumulada (MDA) ou não, será necessário verificar o estado de conservação, os tipos de suportes e formatos, proveniência, análise do tipo documental e recorte temporal do acervo.
3. Higienização do acervo:
   • Higienização: Retirada das sujidades dos papeis, substituição dos clipes metálicos e/ou desdobramento das folhas.
4. Análise detalhada do acervo:
   • Identificação: Atribuir as atividades, tipos documentais, volume e e demais informações de detalhamento a partir da análise documental aprofundada.
5. Classificação e Avaliação:
   • Classificação: Agrupamento dos documentos conforme o Código de Classificação de documentos.
   • Aplicação da Tabela de temporalidade de documentos: Avaliação de cada atividade e tipo documental a partir da tabela de temporalidade de documentos para definição de sua destinação final (guarda ou eliminação).
6. Indexação dos documentos:
   • Indexação: É o levantamento de metadados (datas, nomes, assuntos) para inserção em banco de dados (planilhas Excel ou softwares de gestão arquivística – SIGAD)
7. Ordenação e Acondicionamento:
   • Ordenação: É a ordem dos documentos dentro das caixas (ordem cronológica e númerica).
   • Acondicionamento: Inserção dos documentos em invólucros apropriados (pastas, envelopes e/ou sacos plasticos específicos) e posteriormente em caixas-box.
8. Armazenamento de documentos:
   • Armazenamento: O “padrão ouro” da arquivística (baseado em normas do CONARQ) envolve o controle de três pilares: Ambiente (espaço físico para o arquivo em térreo com umidade relativa, iluminação e temperatura adequada), Mobiliário (estantes, arquivos deslizantes, mapotecas e outros) e Armazenamento (caixas box ou caixotes).

Dessa forma, essas 8 etapas fazendo parte do trabalho de organização e tratamento de acervos.

Este trabalho deixa de ver o arquivo como (centro de custo) e o transforma em um centro de informações (ativo estratégico). Sem isso, uma organização sofre de “amnesia corporativa”: ela não sabe o que fez, não consegue provar o que possui e perde tempo procurando o que já tem. É a diferença entre uma empresa que sobrevive e uma que prospera.

1. Acervo fisicamente organizado nas estantes.
2. Inventário ou Catálogo, uma base de dados pesquisável, a fim de ter o acesso direto e eficiente aos documentos no acervo.
3. Visualização da lista de eliminação com documentos que cumpriram seu prazo de guarda com base na indexação dos sistemas de gestão arquivística

Nota Importante

Este serviço é o pré-requisito obrigatório para a Digitalização. Digitalizar um acervo desorganizado (“lixo digital”) custa caro e não resolve o problema de acesso eficaz da informação.

Este é o primeiro passo para a organização digital.

4- Organização e Tratamento técnico (digital)

O serviço de Organização e Tratamento Técnico Digital em Nuvens (Cloud) foca na estruturação lógica e funcional de ambientes como Google Workspace (Drive), Microsoft 365 (SharePoint/OneDrive), Dropbox ou servidores locais.

O objetivo é transformar seu ambiente em nuvem ou local caótico, onde ninguém acha nada, em um ambiente de trabalho fluido.

Este trabalho é voltado para taxonomia, mapeamento de fluxos, estruturação de diretórios, padronização de níveis organizacionais, metadados e indexação.

Para empresas que usam trabalho híbrido ou remoto, esse serviço é vital. Tudo passa a estar no local certo, na versão certa.

1. Acervo digital estruturado e organizado na nuvem e/ou local.
2. Inventário com base de dados pesquisável, a fim de ter o acesso direto e eficiente aos documentos digitais.
3. Prévia visualização dos documentos de valor secundário que cumpriram seu prazo de guarda e estão sinalizados para eliminar com base na com base na indexação realizada.