Elaboração de Instrumentos de Gestão Arquivística (Eliminação)

Para que a eliminação seja lícita e segura, é necessário construir uma base normativa que justifique por que aquele documento pode ser eliminado e quando isso deve ocorrer.

Este serviço de Elaboração de Instrumentos de Gestão Arquivística garante segurança jurídica que sua empresa deseja. Pois se um auditor perguntar “Onde está aquele documento de 1998?”, a empresa pode apresentar o Termo de Eliminação e dizer: “Foi eliminado legalmente conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos vigente”, isso encerra a responsabilidade da empresa.

As etapas destes serviços fazem parte de:

1- Institucionalização da Comissão Permanente de Eliminação de Documentos (CPAD)

O serviço envolve formalizar um grupo multidisciplinar (Arquivista, Jurídico, TI, demais Gestores das áreas) que será responsável por aprovar as regras de eliminação. Sem essa comissão assinando, a eliminação não é considerada legal perante as legislações arquivísticas.

1. Orientação e acompanhamento das atribuições e responsabilidades da CPAD

2. Minuta da Portaria da Comissão Permanente de Avaliação de documentos

3. Minuta da Lista de Eliminação de documentos

4. Minuta do Edital de Eliminação de documentos

5. Minuta do Termo de Eliminação de documentos

2- Elaboração do Código de Classificação de Documentos (CCD)

Para a Elaboração do Código de Classificação de Documentos (CCD) faz-se uma análise funcional da instituição para criar um código hierárquico baseado nas funções, ou seja, onde o Arquivista faz um esqueleto lógico que garante que todos os documentos sobre a mesma função e atividades recebam o mesmo tratamento, independentemente de quem os produziu.

O Código funciona como uma ‘pirâmide invertida’, onde você parte da função maior até chegar à atividade específica que gera o documento. Atribui-se números a essa hierarquia para facilitar o arquivamento e a busca. O padrão mais aceito no Brasil (baseado no CONARQ) utiliza o método decimal.

Essa codificação dos documentos servirá de base para a elaboração da tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Sem esses instrumentos, a empresa ou órgão público opera no escuro: ninguém sabe exatamente o que tem, quanto tempo deve guardar, nem onde as coisas estão, inviabilizando a ter a visão estratégica sobre seus dados e documentos.

1. Código de Classificação de Documentos (CCD) referente a atividade meio ou atividade fim da empresa

3- Elaboração da Tabela de temporalidade e destinação de documentos (TTDD)

Este é o instrumento principal do acervo arquivístico. O serviço envolve uma pesquisa profunda para preencher três colunas vitais para cada código do CCD: prazos de guarda (temporalidade), fundamentação legal (para cada prazo definido, o arquivista deve citar a lei, decreto ou norma interna que justifica aquele tempo) e destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Este trabalho demonstra a utilidade do documento para a rotina da empresa e para fins de prova e a importância do documento para a história e a cultura, depois que ele perde a utilidade administrativa.

Com aplicação deste instrumento, guarda-se apenas o necessário, o arquivo tem tamanho controlado, a eliminação técnica é baseada na lei (proteção jurídica), a recuperação das informações são baseadas em sistema lógico e acessível a qualquer autorizado.

Portanto, é um serviço de blindagem. Ela transforma a incerteza (posso eliminar?) em um procedimento padrão (elimine esses documentos)

1. Tabela de temporalidade e destinação de documentos (TTDD) referente a atividade meio ou atividade fim da empresa